Handboek voor leidinggevenden

Dit artikel is voor iedereen die een afdeling leidt, en voor HR. Je ziet alleen de mensen van je eigen afdeling en van de afdelingen eronder. HR ziet iedereen. Wat je precies mag zien en aanpassen, bepaalt de eigenaar bij Instellingen > Personeel.

Begin elke dag op Mijn dag

Open Mijn dag. Bij Personeel zie je:

• hoeveel verlofaanvragen op jouw besluit wachten;
• wie van je mensen vandaag ziek is.

Tik op een regel om er meteen naartoe te gaan. Nieuwe aanvragen en ziekmeldingen komen ook als melding op je telefoon.

1. Verlof goedkeuren of afwijzen

1. Open Personeel > Verlof, tabblad Te beslissen.
2. Tik bij een aanvraag op Goedkeuren. Je ziet dan hoeveel vakantieverlof de medewerker daarna nog over heeft.
3. Of tik op Afwijzen en schrijf een Reden. Die reden is verplicht: de medewerker ziet hem.
4. De medewerker krijgt meteen een melding.

Onder Komt eraan staat al het goedgekeurde verlof dat nog moet komen. Jouw eigen verlof keur je nooit zelf goed: dat gaat naar de laag boven je, HR of de eigenaar.

2. Verlof invoeren voor iemand

Belt iemand dat hij morgen vrij neemt? Dan voer jij het in.

1. Open Personeel > Verlof en tik op Verlof invoeren.
2. Kies de Persoon, de soort en de dagen, en tik op Verzenden.
3. Verlof dat jij invoert, is meteen goedgekeurd.

Verlof dat niet doorgaat, trek je in met Verlof intrekken, ook als het al begonnen is.

3. Het verlofrecht aanpassen

Standaard heeft iemand per jaar vier keer zijn uren per week aan vakantieverlof (het wettelijk minimum).

1. Open Personeel > Personen en tik op de persoon.
2. Ga naar het tabblad Verlof en tik op Verlofrecht.
3. Vul de uren voor dit jaar in, plus wat is meegenomen van vorig jaar, en tik op Verzenden.

4. Iemand ziek melden

1. Open Personeel > Verlof en tik op Ziek melden. Of open het dossier, tabblad Ziekte.
2. Kies de Persoon en bij Ziek sinds de eerste ziektedag, en tik op Ziek melden.
3. Vraag en noteer nooit waarom iemand ziek is. Dat gaat de werkgever niet aan, en jb.people heeft er bewust geen vakje voor.

In het rooster staat de medewerker op Afwezig tot hij beter gemeld is. Collega's zien niet dat het ziekte is; jij, HR en de eigenaar wel.

5. Iemand beter melden

1. Open het dossier, tabblad Ziekte.
2. Tik bij de ziekmelding op Weer aan het werk, kies de eerste werkdag en tik op Beter melden.

Per ongeluk een ziekmelding gedaan? Tik op Verwijderen. Bovenaan het tabblad Ziekte zie je hoe vaak en hoeveel dagen iemand de laatste 12 maanden ziek was.

6. De dossiers van je afdeling

Open Personeel > Personen. Je ziet de mensen van je afdeling en van de afdelingen eronder. Afhankelijk van wat de eigenaar heeft ingesteld, zie of wijzig je hun profiel, contract, documenten en salaris. Wie salaris bekijkt of een loonstrook opent, staat in het tabblad Wie keek (alleen voor de eigenaar).

Voor HR

• Een nieuwe medewerker: open Personeel > Personen en maak een dossier aan. Voeg het contract toe met de uren per week en de werkdagen.
• Loonstroken: open het dossier, tabblad Loonstroken, en tik op Loonstrook toevoegen. Ze worden versleuteld bewaard.
• Een contract dat afloopt: 30 dagen ervoor krijg je een melding. Verleng het, voeg een nieuw contract toe of vul de vertrekdatum in.
• Iemand gaat uit dienst: tik in het dossier op Bewerken en vul Uit dienst op in. Het dossier blijft bewaard tot het einde van de bewaartermijn en wordt dan vanzelf verwijderd. 30 dagen vooraf krijgen de eigenaar en HR een melding; met Langer bewaren houd je het langer, bijvoorbeeld bij een geschil.